На всякий случай и перед тем как начать…
Слово “приоритет” – не имеет множественного числа,
как минимум в русском языке.
В английском до недавнего времени тоже.
Поэтому фраза “расставить приоритетЫ”
на русском звучит примерно как
“составить список моих единственных жен”.

«Как правильно расставлять приоритеты» – один из моих любимых вопросов. Очень часто, те, кто задают этот вопрос уже подсознательно ожидают какой-нибудь рассказ об очередной матрице 2х2 и всякими рассказами про важноенесрочное. Но нет…

В моей картине мира, приоритет – это то, что отвечает на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?». При чем здесь под задачей подразумевается конкретное небольшое четкое действие, которое мы способны выполнить максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом. Если что-то не выполняется за полчаса с наполовину выключенным мозгом, то это уже проект и с ними история отдельная.

Вариантов ответа на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?» в технике доведения дел до конца всего три (своего рода грубая временная шкала):

  • Сегодня
  • На этой неделе
  • Не на этой неделе

Этот подход я позаимствовал у Майкла Линенбергера и он мне показался наиболее простым среди работоспособных. На самом деле у Линенбергера смысл коробочек слегка иной – они не привязаны ко времени, они отражают срочность. В оригинале эти коробочки назывались:

  • Critical Now (Пипец как надо сейчас)
  • Opportunity Now (Было бы не плохо сделать сейчас)
  • Over the Horizon (Пока не парься об этом)

Главное отличие коробочек друг от друга – это частота их просмотра. Critical Now просматривается раз в час, Opportunity Now – как минимум раз в день и Over the horizon раз в неделю. Еще у Линенбергера есть одно хорошее правило: в Critical Now не более 5 задач.

Таким образом, все ваши задачи раскладываются по трем коробочкам. Один-в-один такую схему коробочек поддерживает MaxDone и довольно близко MS Outlook. Если же вы используете инструмент, заточенный под ортодоксальное Getting Things Done (GTD), то там есть коробочки Next (их можно использовать как «На этой неделе») и Someday (их можно использовать как «Не на этой неделе»). Хотя в оригинале по замыслу Дэвида Аллена коробочка Someday / May be (Когда-нибудь / может быть) задумывалась больше как инкубатор идей, а по факту чаще всего используется как могильник несбывающихся мечт и похмельных фантазий…

На первый взгляд, у метода трех коробочек есть один недостаток: а что если мне нужно сделать задачу в определенный день Х? Почему мне нельзя просто назначить этой задаче нужный срок, чтобы до этого дня о ней вообще не думать?

Если вам так хочется, то, конечно же можно, но:

  1. А если вдруг обстоятельства сложатся так, что у вас появится возможность выполнить задачу РАНЬШЕ этого срока, вы ими не воспользуетесь, ведь так?
  2. А когда придет срок выполнить эту задачу, вы ее узнаете или будете судорожно вспоминать, что же конкретно имелось в виду?

Если вам не нужно выполнять задачу раньше срока и у вас нет проблем с описанием и формулировкой задачи, то можете назначить ее на конкретный день и скрыть с глаз долой. Но

Схема трех коробочек позволяет выполнять нужные задачи максимально быстро, но при условии регулярных периодических обзоров. Кстати, без регулярных периодических обзоров любая система перестанет быть актуальной и довольно быстро превратится в обузу.